eFIRST™ Capture
eFIRST Capture capture, trie, traite et distribue automatiquement et intelligemment les documents papier et électroniques de toutes natures qui arrivent dans votre entreprise - en excellant dans vos centres de traitement les plus exigeants en ressources humaines. Supprimant la nécessité de transporter les documents papier à l’intérieur des grandes organisations, eFIRST Capture permet aux entreprises de diminuer le temps nécessaire au transfert des documents vers leur destination, quelle que soit la géographie de l'entreprise. Tous les documents entrants, bons de commande et correspondance, sont capturés au moment de leur arrivée dans l’organisation et rapidement traités : vous disposez d'une visibilité accrue sur l’ensemble du processus de documentation, laquelle vous permet de localiser les goulets d’étranglement dans le système et d’éliminer les risques de perte ou d’erreur d’acheminement de documents.
Tout document, toutes données, toute quantité. Grâce aux techniques de reconnaissance de caractères et de classification intelligentes les plus récentes, le système est capable de traiter une myriade de types de document, notamment : demandes, paiements, courriers électroniques, formulaires de demande, réclamations, factures, lettres, données de PDA, données Internet, correspondance générale et documents de sites distants.
À partir de ces types de document il peut extraire une grande variété d’informations : texte imprimé, manuscrit, codes-barres, coches, images et signatures.
Classification automatique des documents. eFIRST Capture traite tous les types de documents mixtes importants – de scanners, serveurs de télécopie et courrier électronique - en une seule passe, sans tri manuel préalable. Les fonctions de reconnaissance par mots-clés et par phrases, de dispositions d’image et d’interprétation basée sur des règles du système classifie toutes les données pertinentes du document et les extrait automatiquement, avant d'acheminer le document vers la file de travail, le répertoire ou l’adresse électronique correspondante.
Gestion de correspondance. Un des grands points forts d’eFIRST Capture réside dans son traitement des documents non structurés comme la correspondance générale. Grâce à ses puissants outils d’identification de mots-clés et de phrases, le système classe et traite automatiquement ces documents pour les distribuer avec précision au sein de votre organisation. Le système est doté de fonctions de validation évoluées permettant d’accélérer le traitement des documents non structurés. Les requêtes, réclamations, demandes d’ouverture de compte, transactions et autres correspondances des clients sont identifiées et transmises par courrier électronique aux départements ou personnes concernés pour suite à donner, ou bien importés dans le profil correct à l’aide d’une application de gestion ou de stockage de contenus ou de documents. Les détails du client, dates, numéros de compte et adresse peuvent également être identifiés pour être reclassés ou réindexés si nécessaire.
Caractéristiques
- Gagnez un avantage commercial, grâce à un traitement accéléré des déclarations ou demandes
- Améliorez la qualité et l’intégrité de vos données
- Augmentez les niveaux de service à la clientèle
- Améliorez la productivité en réduisant les possibilités de perte ou de mauvais classement d’articles
- Récupérez rapidement vos données en cas de sinistre
- Répondez aux normes de conformité
Détails
Traitement des factures et des déclarations. Lorsque des factures entrantes sont numérisées ou importées dans eFIRST Capture, des technologies de reconnaissance fiables capturent automatiquement les données clés de la facture - afin d’éliminer les erreurs de saisie et de transposition. Des techniques de calcul de solde sont utilisées avant l’exportation des données et valeurs extraites des factures vers les systèmes comptables ou hérités compétents afin d’en vérifier l’exactitude. Ce module peut également traiter d’autres documents semi-structurés comme les commandes et les bons le livraison de marchandises.
Traitement des formulaires. Reconnaissant tout formulaire, eFIRST Capture l’achemine automatiquement vers le moteur de traitement approprié et extrait les données voulues automatiquement. Les caractères manuscrits et imprimés sont reconnus par les technologies ICR et OCR. Les codes-barres, images, cases à cocher et signatures sont de même identifiés et lus. La validation peut aussi être renforcée par des outils fournis par des vérifications de bases de données externes ou des algorithmes programmés.
Alertes par courrier électronique. En utilisant eFIRST, le personnel concerné peut être notifié dès l’arrivée de documents urgents. Les alertes sont transmises par courrier électronique, SMS ou workflow pour notifier les utilisateurs qu’un document doit être consulté immédiatement ou pour accélérer le traitement de certains documents.
Suivi des documents. Un jeu complet d’outils de reporting et de statistiques vous aide à suivre chaque élément de correspondance entrante. Cette fonction de piste d’audit inclut des informations statistiques sur les performances du système.
Intégration transparente. eFIRST Capture s’intègre de manière transparente à d’autres applications eFIRST pour constituer une solution complète de gestion de données, de workflow et de stockage. eFIRST s’intègre également à de nombreux systèmes tiers, avec une sortie au format XML normalisé assurant la comptabilité avec la gamme la plus étendue de systèmes de back-office. Cette compatibilité permet à eFIRST de constituer une plateforme de capture unique pour le prérenseignement automatique de vos applications existantes d’archivage, de gestion de document et de contenu, de CRM et d’ERP, sans imposer de tâches manuelles d’indexation ou de saisie de données.
Pour en savoir plus:
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