Traitements des documents avec CenterVision®

L’environnement métier d’aujourd’hui est constamment tiré par la nécessité d’améliorer la rentabilité et de développer l’activité.

Pour y parvenir, les entreprises cherchent le moyen de diminuer les coûts et d’augmenter leur efficacité. Cela tout en conservant la clientèle existante, en répondant rapidement aux demandes, en surveillant l’activité et en améliorant les performances. En entreprises responsables, elles doivent également satisfaire à un nombre croissant de prescriptions réglementaires.

Les applications de capture de données offrent traditionnellement des solutions basées sur le traitement de documents spécifiques, cloisonnés par département, avec des applications séparées pour traiter chaque type de document. Ainsi le service commercial est responsable du traitement du contenu de la commande ; le département sinistres du contenu des déclarations ; le service comptes fournisseurs, du contenu des factures, etc.

Ce mode de fonctionnement cloisonné est difficile à gérer. Il n’offre que peu de flexibilité lorsqu’il s’agit d’automatiser tous les types de document, d’ajouter de nouveaux processus et départements, ou de gérer les documents prioritaires et les niveaux de service de la clientèle.

C'est là que CenterVision intervient. Visite: www.banctecvision.com pour plus d'informations.

 

CenterVision de BancTec améliore facilement et instantanément votre performance métier. Cette plateforme commune unique vise à optimiser le déploiement, l’exploitation et la gestion de multiples sites de traitement de documents au sein d’une entreprise internationale. En convertissant tous les documents papier et électroniques en contenu numérique exploitable, puis en transmettant ce contenu directement aux applications métier compétentes ou au collaborateur compétent, CenterVision met immédiatement à disposition toutes les informations entrantes afin d’assurer un service de la clientèle du plus haut niveau qualitatif.

CenterVision bénéficie de la grande expertise et des connaissances de BancTec,fruit d’années d’exploitation de multiples centres de traitement métier externalisés. Ces connaissances intégrées permettent aux organisations d’améliorer en permanence le processus du cycle de vie du document - de la réception à la livraison finale - en surveillant la performance de chaque activité et en ménageant un niveau relevé de visibilité et de contrôle sur la gestion.

Les avantages sont nombreux :

  • Réduction des coûts liés à la capture de données, au tri et au traitement de toutes les informations entrantes.
  • Visibilité totale sur chaque activité de traitement pour maximiser la performance métier.
  • Remise accélérée des informations.
  • Ajout simple de nouvelles tâches de traitement, documents et besoins clients.
  • Piste d’audit complète afin d’assurer la conformité.
  • Mise en place d'une solution flexible pouvant se connecter de manière sécurisée à des services externalisés complémentaires.
  • Amélioration de la flexibilité et de la performance opérationnelles, grâce à l'équilibrage de la charge des activités à l’échelle de l’entreprise, avec rapprochement et contrôle total.
  • Diminution des temps de traitement de bout en bout pour accélérer le traitement des transactions client et l’impact des informations métier entrantes.
  • Accroissement de la productivité métier, par la gestion en temps réel des informations afin d’optimiser les niveaux de service et d’augmenter le service de la clientèle.

La plateforme flexible de CenterVision permet un meilleur partage des ressources dans les opérations de traitement, en simplifiant la gestion du personnel et des moyens, ainsi que du niveau de service à la clientèle. CenterVision accélère le déploiement des services d’imagerie avec l’ajout rapide de nouveaux clients, flux de documents et tâches de traitement. Vous avez de plus la possibilité de vous connecter de manière sécurisée à des services BPO (externalisation de processus métier) pour gérer les pics de volume de traitement, tout en améliorant les urgences opérationnelles et en externalisant les activités manuelles coûteuses.

CenterVision accélère la transformation des documents papier en informations numériques grâce à une gamme d’outils évolués de numérisation, classification des documents, capture des données et service sur le Web. Il intègre les applications de traitement des départements - en protégeant les investissements hérités et en évitant les reprises de conception inutiles des modèles. Ces services réduisent très sensiblement les opérations manuelles coûteuses de préparation et de tri des documents et de saisie et de validation des données, tout en accélérant les activités non automatisées, grâce à une palette d’outils de productivité professionnelle permettant d'améliorer vitesse et précision.

CenterVision améliore le contrôle de gestion en permettant aux décisionnaires de mesurer les cadences de productivité - dans l’ensemble de l'organisation. Il surveille chaque processus de document et activité d’opérateur en veillant à ce que tous les contrats de niveau de service (SLA) soient satisfaits. Des outils de gestion d’information permettent d’améliorer en permanence les opérations, de mesurer et d'analyser les coûts, le débit et la charge de chaque flux de travail. CenterVision assure également une piste d’audit documentaire complète, tandis qu’une archive incorporée permet aux utilisateurs de suivre et de retracer l'historique de tout document conservé dans le système.

Aujourd’hui il est indispensable de développer une infrastructure de gestion unique assurant la visibilité et le contrôle sur le processus des informations entrantes. La complexité croissante des conditions de traitement renforce la nécessité de processus métier flexibles et de meilleurs moyens de gestion de ressources et de reporting. Les communications avec les clients et fournisseurs doivent être immédiatement disponibles et tous les documents transactionnels, demandes de renseignement et correspondances être traités avec précision. Le durcissement des obligations légales a par ailleurs augmenté la nécessité d’une responsabilisation accrue de l’entreprise. CenterVision répond à tous ces besoins.

La structure CenterVision : Basé sur une architecture orientée service, CenterVision gère un éventail varié de services dont chaque module cible une activité ou un groupe d’utilisateurs précis. Chaque secteur opérationnel, de l’exploitation à la gestion, l’informatique et les clients internes comme externes, peuvent accéder au système pour lancer, optimiser et examiner chaque processus. Application fournie clés en main, CenterVision s’intègre immédiatement dans vos opérations, et permet l'ajout de services de traitement additionnels à tout moment. Vous pouvez ainsi connecter un flux documentaire unique à la plateforme CenterVision ou simultanément à l’ensemble des opérations de traitement.

CenterVision Core : Le noyau de CenterVision gère le cycle de vie des documents de manière à ce que chaque article suive le cheminement de traitement le plus adéquat dans le système. Comme CenterVision traite chaque document individuellement, il réduit la nécessité de préparer, trier et assortir les articles à numériser, tout en permettant aux documents exceptionnels de cheminer dans le système sans interrompre le processus. Les niveaux de service configurés par l’utilisateur et l’affectation de priorités aux tâches assurent que chaque opération de numérisation, de traitement et de saisie est effectuée dans les délais requis.

Designer : Les analystes de traitement métier peuvent identifier et redéfinir rapidement tout processus inefficace à l’aide des outils de configuration du module Designer. Ce module fournit une aire de travail pour étendre le système à de nouveaux utilisateurs et départements et pour créer des modèles de document, règles de classification, services de traitement et délais d’exécution. Ce module contrôle également tous les droits et autorisations d’accès en permettant aux utilisateurs de définir des rôles, des groupes, des mots de passe et des autorisations pour une sécurité totale du système.

Input : Ce service se connecte à un large éventail de périphériques de capture et d’applications métier et envoie des informations directement à la plateforme CenterVision. Il prend en charge les contenus d’une gamme étendue de scanners de document, périphériques multifonctions et serveurs de télécopie, ainsi que les données de courriers électroniques, applications de bureautique, de portails Internet et d’assistants numériques personnels, quelle que soit leur localisation géographique. 

Les centres de traitement de courrier, départements de traitement de documents, agences locales et même télétravailleurs peuvent se connecter au service et être autorisés à envoyer des informations directement au système.

Logistics Manager : Ce service permet aux organisations de mieux gérer les activités associées aux documents physiques qui se déroulent quotidiennement dans la salle de courrier. Des processus comme la réception du courrier, la préparation à la numérisation et le mouvement des documents physiques peuvent être étroitement contrôlés. Un système de suivi interne permet aux centres de courrier d’enregistrer la livraison des documents et des sacs de courrier ainsi que de fournir une évaluation prévisionnelle des volumes de documents, pour aider à la gestion des ressources en aval du processus.

Grâce à la technologie de suivi des codes-barres, les administrateurs peuvent suivre les pièces physiques de courrier à travers chaque activité de la salle de courrier avant leur conversion au format numérique. Le service gère également les périodes de conservation, la destruction sécurisée ou le renvoi des pièces au client.

Factory : Ce service donne accès à une large palette de services et d’applications de traitement de documents permettant à l’entreprise d’automatiser et d’optimiser les tâches de traitement, de capture et de validation des données applicables à tout document entrant. Document Classifier analyse chaque document importé dans le système et l’achemine, accompagné de son délai de livraison, au service de traitement compétent. Une interface unique contrôle une grande variété d’activités de traitement complexes, minimisant les interventions manuelles et les tâches de tri préalable.

Le service Factory gère également toute tâche qui ne peut être automatisée ou requiert une intervention de l’opérateur. Un environnement de travail intelligent présente diverses interfaces permettant aux opérateurs de saisie de données d’effectuer les tâches de saisie rapide et de saisie rapide de fragments de code, de validation des données et de correction depuis des lieux distants ou centralisés.

Gateway : Le service Gateway met à la disposition des clients internes et externes leur propre portail d'accès à la plateforme CenterVision. Que le client soit un département interne ou un client externe, ses utilisateurs peuvent analyser les travaux en cours et fournir des informations afin d’aider les administrateurs à augmenter la performance. Les clients peuvent demander des modifications de priorité, introduire des données prévisionnelles clés, consigner des problèmes de service et récupérer des images provenant de tout processus. Les entreprises peuvent se connecter de manière sécurisée à des services Internet d’entreprise - pour effectuer des tâches de validation étendues ou appeler d’autres services de document au point adéquat du processus. Gateway autorise également l’extension du système à des opérations de BPO externes pour externaliser de manière sécurisée les activités secondaires et augmenter les niveaux de reprise après urgence et sinistre.

Dashboard : Ce service permet de surveiller en temps réel la totalité des processus CenterVision. Les entreprises peuvent identifier rapidement les problèmes opérationnels afin d’assurer les contrats de niveau de service (SLA) définis avec la clientèle. Il inclut des indicateurs de performance par processus, manuel ou automatisé, et classe tous les produits livrables aux clients par degré d’urgence afin de permettre aux administrateurs de gérer efficacement les ressources. Ce service de tableau de bord basé sur Internet est d’une mise en œuvre rapide, simple d’emploi et offre un niveau inégalé d’interactivité, de personnalisation et d’analyse « descendante ».

Reporter : Ce service affiche les données de performances historisées et quotidiennes et permet aux responsables de mesurer les taux de productivité et d’assurer la transparence opérationnelle. Grâce à son interface Internet les responsables généraux peuvent accéder aux informations de performance du système et s’assurer de son intégrité totale. Reporter utilise des rapports configurables clés en main pour répondre à des besoins organisationnels et de gestion spécifiques - assurant un rapprochement détaillé pour chaque activité de traitement, l’intégrité du travail et la précision de la facturation.

Compliance : Ce service fournit une piste d’audit complète pour chaque document, pour permettre aux utilisateurs d’identifier et d’accéder à tout document dans le système. Tous les événements sont automatiquement consignés, de sorte qu’il est possible de retracer l'historique de chaque document de sa réception initiale à la livraison finale. Le système d'archivage répond aux politiques de conservation en conformité avec les prescriptions légales, tandis que l’accès sécurisé de l’utilisateur garantit un haut niveau de sécurité et de contrôle.

Dispatch : Les entreprises peuvent exporter les informations traitées au sein de CenterVision pour assurer une remise accélérée à l’application d’entreprise ou au collaborateur compétent. Son architecture ouverte permet de transmettre les documents et données aux systèmes de back-office, ou de les acheminer au destinataire de courrier électronique ou au dossier de gestion de contenu correspondant. Le service Dispatch fait appel à des modules d'extension XML prédéfinis qui contribuent à réduire le temps nécessaire à sa mise en place et à sa configuration.

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